内定辞退の方法として、メールで行うことは問題ないのでしょうか？それとも対面で話したり、電話をしたりする方が良いのでしょうか？
内定辞退の方法について、教えてください。
今回のテーマは「転職活動における内定辞退の方法」である。
結論から申し上げると「内定辞退を伝える方法としては、企業へはメール、エージェントには電話が基本である。ただしいくつかの注意点があるため、メールの例文とともに本文中で解説していく」という内容になっている。
初めて訪れた方のためにお伝えしておくと、当サイト「人事参謀」は以下の経験を持つ人事・転職のプロフェッショナルが執筆している。
筆者の専門性や実務経験に基づき、机上の空論を一切除いて本音で執筆しているので、安心してお読みいただきたい。
- 4回の転職を経て、30代前半で東証一部上場企業（現・東証プライム上場企業）の人事執行役員／年収1,800万に至った経験
- 難関企業における勤務経験（外資／日系、大企業／ベンチャー、戦略コンサル）
- 人事面接官として多数の候補者の面接を行った経験
- 人事マネージャーとして転職エージェントや転職サイトを活用し、採用を実施した経験
この記事を読むことで内定辞退の方法が明確化され、迷わずに内定辞退が出来るようになるだろう。
内定辞退の方法としては、会社相手はメール、エージェント相手は電話が基本
就職活動時には「内定の辞退は対面で行うべきもの。それが無理ならせめて電話で伝えるべきもの」という風潮があった人も多いだろう。
しかしながら、結論から言うと転職活動において内定辞退はメールで伝えるのが基本である。
就職活動における会社と学生の関係はややおかしなものだと言える。
採用通知を出すことも不採用とすることも会社の自由であることと同じように、採用された会社に行くのも行かないのも個人の自由であるはずだ。
社会に出てからは、会社と個人の関係はより対等に近づく。
転職活動における内定辞退は、相手が会社の場合にはメールで伝えるのが基本となる。これには以下の2つの意味がある。
- 対面や電話とは異なり、相手の時間を奪うことなく内定辞退の意思を伝えることができる
- 自分にとっても相手にとっても、内定を辞退したという確たる証拠になる
相手の時間を奪わないことも、エビデンスを残すことも、ビジネスの基本である。
転職エージェント経由で転職活動を進めていた場合、基本的には転職エージェントから電話がかかってくるため、電話で辞退の意思を伝えることになるかと思う。
会社に対してと同じようにメールで伝えてもよいが、今後も継続的に付き合いたい良い転職エージェントである場合には、電話等で理由を丁寧に説明しておくと後々役立つ。
内定辞退する際の注意点
内定辞退する際の注意点は、以下の通りである。
- 内定のお礼、辞退の申し出、辞退のお詫び、の3点を端的に伝える
- 内定辞退の理由は伝えない。伝えるとしても差し障りのないものにする
- 【嘘】内定辞退は出来るだけ早くすべき
内定のお礼、辞退の申し出、辞退のお詫び、の3点を端的に伝える
内定辞退のメールを長々と書く人も、長々とした辞退の例文を載せた転職情報サイトも多い。
しかし、本来ビジネスメールは端的に書くのが基本である。自分の名前などの基本情報以外には、以下の3つの内容が含まれていれば十分である。
- 内定を出してくれたことへのお礼
- 内定を辞退するという事実
- 内定を辞退することのお詫び
内定辞退の理由は伝えない。伝えるとしても差し障りのないものにする
内定辞退の理由を誠意を込めて伝えよ、としている転職情報サイトは多いが、誠意があれば良いというものではない。
今後ビジネスで関わることもあり得るので軋轢が生じないような内容にすべきであり、 最も軋轢を生じさせないのは「理由を伝えないこと」である。
日本において軋轢を生じさせないための常套句が「一身上の都合」である。
退職届においても、内定辞退においても、軋轢を生じさせず公式に断る場合にはよく使われる文言である。よってこれを使うのが良い。
もし辞退の具体的な理由について聞かれた場合には、「別の企業に内定した」もしくは「現職に留まる決断をした」と答えれば十分である。
もはや人それぞれの世界なので、 個人的には「一身上の都合」が最善策だと考えています。
【嘘】内定辞退は出来るだけ早くすべき
内定を出すまでには大きな費用や労力がかかっているので、内定辞退を決めたら出来るだけ早く伝えるべきと書いてある転職情報サイトが多いが、これはいささか人事目線に過ぎる。
確実に辞退を決めたのであればすぐに伝えるべきだが、迷っている段階で急いで決断をする必要は全くない。辞退を伝えてからでは取り消せないのである。
実際の内定辞退の期限はいつなのかといえば、それは入社予定日の2週間前である。（民法627条1項）
それを過ぎると、入社準備のために多大な費用を費やした場合には、会社が損害賠償請求を起こす可能性もある。
ただし実際にそれが起こった実例は少なく、筆者は聞いたことがないので、2週間を過ぎたとしても謝れば問題ないケースがほとんどである。
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【例文】内定辞退する際のメールの具体例
内定辞退する際のメールの具体例は、以下の通りである。
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文：
○○株式会社
○○様
先日貴社の内定をいただきました、（氏名）です。
この度は、内定をいただきありがとうございました。
表題の件、大変恐縮ですが一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となってしまい申し訳ございません。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げております。
（氏名）
内定辞退に関するQ&A
内定辞退メールに返事が返ってきたらどうするか
会社から（人事から）返事が返ってきた場合にも、再度返信をする必要はない。
企業側も、内定辞退のメールに対して了解した旨を返信する必要はある。ただしその返信にさらに返信されてラリーが続くことは面倒だと思っているはずである。
内定辞退メールに返事があり、対面での会話や電話、再考を求められたらどうするか
会社からの呼び出し等は完全に無視しても良いが、1度だけ返信しても良い。
その際には、考え直す気はないこと、申し訳ないと思っていること、の2つを伝えれば十分である。「申し訳ないと思っているなら○○（金品や行動）で示せ」というのは脅迫である。出向く必要は全くない。
まとめ
内定辞退は、入社日の2週間前までにメールで伝えればそれで良い。
内定辞退の方法に頭を悩ませるよりも、現職もしくは別の行き先においてどう活躍していくかを考える方が圧倒的に有益である。
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